Kuidas valmistuda ettekandeks?

Tee kõne valmis vähemalt paar päeva enne esinemist. Siis jääb aega kõnet harjutada nii, et abimaterjalid (kaardid, slaidid, jutupunktid, tekst vms) oleksid sulle üksnes toeks. Inimesed on tulnud sind kuulama. Ka kirjutatud kõne puhul on oluline, et lood silmkontakti publikuga, mitte ei loe lihtsalt maha. Tehnika, kus paberilt loetud kõne suudad edastada mõtestatud lõikudena samal ajal publikut vaadates, nõuab harjutamist.

Kui sul on suur soov kasutada Powerpointi esitlust, siis tea, et ekraan on sinu suurim konkurent laval. Kasuta seda nii palju, kui on vajalik. Aga nii vähe kui võimalik. Lähtu põhimõttest, et pead laval andma midagi rohkem, kui lihtsalt Powerpointi esitlus, mille võid saata ka inimesele e-postkasti. Mõtle, kuidas kasutada Powerpointi vaid nende asjade edastamiseks, mida ise on keeruline luua – teemakohane video või foto, süsteemi või struktuuri selgitav joonis, visuaalne lihtsustus või kokkuvõte ettekandest.

Räägi korraldajaga läbi, millises formaadis sinu video- ja fotofail peaks olema, et need sobituksid ka kohapeal kasutatava ekraani ja tehnikaga. Hea on see, kui saad kohapeal enne esinemist kõik läbi proovida, et veenduda kõige toimimises.

Kindlasti räägi kõne läbi valju häälega. Eriti hea, kui saaksid kasutada testpublikut, kelleks võiks olla paar tuttavat või kolleegi. Neilt saad tagasisidet, kas kõne on huvitav ja arusaadav. Hea, kui testpublik oleks sarnane sinu ettekande sihtgrupiga. Näiteks, kui oled tuumafüüsik, kes peab oma tööd esitama kultuuritöötajatele, siis on mõistlik valida mõni kultuuritöötaja või vähemalt keegi, kes ei ole tuumafüüsik.

Miks? Sest oma valdkonnas toimetades tunduvad meile paljud mõisted, lühendid ja lahendused tavapärased. Võõras publik võib vajada mõistete ja protsesside selgitamist või seoste loomist millegagi, mis on nende jaoks mõistetav (nt loodusnähtus). Kui aga esitad oma ettekannet tuumafüüsikutele, siis oleks hea, kui testpublik mõistaks, millest sa räägid.

Salvesta oma kõne, sest siis näed, kui palju aega kulus. Üksnes lugedes ei ole võimalik teada saada, kui pikk su ettekanne on, sest lugemise ja kõne kiirus esinemise ajal erinevad. Salvesta esinemist testpublikule, siis on võimalik täpsustada, mis kuulaja jaoks jäi ebaselgeks.

Ühtlasi saad detaile lihvida. Kas on mõned sõnad, kus keel kipub sõlme minema? Või oleks mõistlik lauseid lühendada? Milliseid kohti rõhutada, kus pausi pidada, kus tempot vahetada vms.

Kui oma kõne ainult mõttes harjutada, siis on keeruline saavutada kaasahaarava kõne olulisi pingestatuse seisundeid ja võid liialt monotoonseks jääda.

Eriti, kui sinu esinemine on koosoleku- või seminariruumis, kus mikrofoni ei ole. Su sõnumi kohalejõudmiseks teisteni, tuleb tavapärasest valjemini rääkida. Kui ruum kajab, siis tuleb rääkida aeglasemalt ja hästi selgelt.

Kui sa tavaliselt, igapäevaselt ei kasuta oma häält valjusti, siis on mõistlik seda harjutada. Näiteks loed kodus selgel häälel raamatut. Nii ei ehmata sa ise ega hääleaparaat ära, kui pead äkki valju häälega kauem rääkima. Teiseks, sa väldid hetke, kus kuskilt tagantpoolt kostub nõudmine valjemalt rääkida, sest tahapoole ei ole häält kuulda.

Kui esinemise ajal saad kasutada mikrofoni, siis pole vali hääl nii oluline kui selgus. Tavakõnes on meie diktsioon laisem ja endalegi märkamatult kipume ära sööma sõnalõppe. Oma kõne harjutamine hea diktsiooni ja korralikke sõnalõppudega aitab esinemisel hoida selgust.